范文一:XX物業檔案管理規程

XX物業檔案管理規程

1.0 目的

加強檔案管理工作,落實檔案管理各項目標。

2.0 適用范圍

本程序適用于在管理服務活動中形成的各種檔案。(人事類、財務檔案除外)

3.0 職責

3.1 執行總經理負責外單位(個人)查、借閱檔案的審批。

3.2 行政人事部經理負責公司員工查、借閱檔案的審批及外單位(個人)查、

借閱的審核工作。

3.3 檔案員(公司由行政助理兼)職責

3.3.1 負責檔案的接收、整理、編號、裝訂、存放;

3.3.2 檔案資料的移交;

3.3.3 檔案的借閱、登記、統計;

3.3.4 保密;

3.3.5 檔案室設備、設施的保管維護等。

3.4 各部門負責人負責指定專人配合公司檔案員做好本部門檔案資料的收集、整

理及交接及資料歸檔前的保管等工作。

3.5 人力資源主管負責保管人事類檔案,財務部經理負責保管財務類檔案。 4.0 程序

4.1 檔案資料的確定,凡屬下列幾類資料均屬歸檔資料: 4.1.1 物業項目基本情況資料,包括工業區規劃、建設、發展現狀資料及圖

紙等;

4.1.2 物業項目業戶基本資料情況,包括業主接房資料、裝修資料及二次裝

修驗收資料,房屋租賃合同,供水、供電合同以及治安、消防等資料; 4.1.3 本公司基本情況資料,包括批文、營業執照、代碼本、財產登記臺帳、 管

理制度、承包合同、工作基本情況描述等資料;

4.1.4 公司行文,包括發文、發函、會議紀要、報告、請示等; 4.1.5 各部門資料,包括業務、行政管理等材料;

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4.1.6 外來資料,包括中央、省、市、區、置業公司來文、友鄰單位及其它單

位、組織來文等;

4.1.7 圖書等參考資料,包括參考書籍、期刊、報紙及其它宣傳資料等; 4.1.8 其它。

4.2 檔案編號

4.2.1 檔案分劃

為便于系統化管理,根據檔案的內容和形式特征,將公司檔案劃分為十

四大類(為一級分類),每一大類下再劃分出若干子類(為二、三、四

級分類)。具體分劃詳見《檔案分劃編號表》。各部門檔案的一級類目、

二級類目均按本辦法規定設置,三級和三級以下類目由各部門根據實際

情況自行設置。

4.2.2 檔案編號

為方便查閱檔案資料,根據檔案分劃對檔案進行編號。具體編號方法如

下:

4.2.2.1卷宗編號結構形式

編號結構形式采用五段制,編號由左到右排列,各段均用阿拉伯數字表示,

一至四段之間用“?”隔開,四至五段之間用“—”隔開。

X ? X ? XX ? XXXX XXX

部 一 二 年 案

門級級度 卷

縮類類碼 流

寫目目水

代代號

碼碼

例:X?1?01?2008?01表示是行政人事部內部管理制度2008年第1卷。 4.2.2.2部門縮寫代碼:

行政人事部—X

品質管理部—P

財務部—C

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項目環境管理部—H

項目秩序維護部—Z

項目工程維修部—G

項目客服中心及綜合—K

對項目下屬各部門資料,代碼前需加項目字母編寫,如AB組團項目部客服

-K 中心及綜合,則部門代碼為:AB

4.2.2.3電子檔案的編號參同文字檔案的類目編號要求,文件夾的命名參考《檔案分

劃編號表》,保證電子檔案與文字檔案的一致性,對重要的文件、資料應及

時進行光盤備份,并定期對電腦檔案進行數據備份,光盤類檔案由對應部

門負責保管。

4.2.3 機要檔案:

4.2.3.1公司檔案按其內容分為“機密”、“保密”二種。

4.2.3.2劃分標準:

機密檔案:

A、公司執行董事資料、重要或專項會議記要、保密期限內的重要決定事

項;

B、公司中層以上員工人事考核、涉嫌違法違紀調查、未公布的人事任免、

獎懲決定;

C、公司的年度工作總結、財務預算決算報告、繳納稅款、經營報表和各種

綜合統計報表;

D、公司有關經營資料、資源情報及供應商資信調研資料;

E、公司與同行對手的競爭策略、計劃。

保密檔案:

A、公司各部門人員調整、未公布的計劃;

B、公司員工違法違紀的檢舉、投訴、調查材料、發生案件事故的調查登記

資料。

C、人事檔案、薪資性檔案、經濟合同、勞動合同; 4.3 檔案地址確定

4.3.1 檔案存放位置利用分類編號來確定。

4.3.2 確定檔案一級類存放區:根據各一級類檔案資料的多少在檔案架上劃定各一

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級類檔案存放區。各一級類檔案存放區依序按從右到左、從正面架到反面架

的順序在檔案架上標出。

4.3.3 各一級類檔案區內的子級類檔案依序按從右到左、從上到下的順序排列。 4.3.4 每一份檔案均存放在某一級類的檔案盒內。

4.3.5 同一個檔案盒內的檔案資料按編號順序從下到上排列存放。

4.3.6 每一類檔案在柜架存放時均須留有一定余地,以保證新增檔案的存放。 4.4 歸檔管理

4.4.1 歸檔前資料管理

4.4.1.1分散在各部門的資料歸檔前由各部門(兼職)內業負責管理。 4.4.1.2各部門必須設置資料固定存放處,并將資料分類放入不同的卷宗內。 4.4.1.3各部門(項目)負責人對應歸檔資料的完整、完好負責。 4.4.2 歸檔時間

各類檔案資料視其類別、性質等不同,分別按如下原則確定歸檔時間。 4.4.2.1公司批文、供水、供電增容計劃指標下達執行書等重要文件隨時歸檔; 4.4.2.2法律訴訟、外來文件等資料處理完畢即行歸檔;

4.4.2.3用戶(業主)資料在用戶辦理完各項手續后即行歸檔; 4.4.2.4各項工程資料在驗收后一個星期內歸檔;

4.4.2.5各部門當年的業務、行政管理資料、行文、承包合同、人事勞資等資料在翌

年的第一季度內歸檔;

4.4.2.6圖書資料購買后即歸檔,期刊、雜志半年歸檔一次。 4.4.2.7其它資料按公司領導確定的時間歸檔。

4.4.3 歸檔要求

4.4.3.1歸檔資料必須完整,如文件的正文與附件、正式印本和稿本、設計圖紙及其

更改通知等都必須齊全;

4.4.3.2歸檔的文件資料必須是原件。部門須常用的資料可留用復印件,原件歸檔。

書寫材料必須是耐久的紙張、墨水,不得使用鉛筆、圓珠筆; 4.4.3.3歸檔資料必須準確記錄各項活動,凡涉及工程圖紙、管網分布及走向、埋深

等,必須做到“圖物相符,數字準確”,設計的修改也須在圖紙上反映出來。 4.4.4 檔案資料移交

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4.4.4.1資料歸檔前各部門須按類整理好,并填寫《檔案資料移交清單》。 4.4.4.2移交時,檔案員須仔細核對移交的資料,核對無誤后,交接人在移交清單上

簽字。

4.4.4.3移交清單一式兩份,交接人各留存一份。

4.4.5 資料編號歸檔

4.4.5.1檔案員把各類移交資料按編號辦法進行整理、編號。

4.4.5.2檔案員須把每份檔案資料名稱、編號和歸檔時間等逐一登記在《登記冊》上。 4.4.5.3編號后的檔案,按本規定第4.3條“檔案地址確定”的規定上架排列存

放。

4.5 檔案管理

4.5.1 檔案室由行政主管負責管理,行政助理指定檔案員負責具體管理工作。 4.5.2 檔案員必須完成公司安排的其它相關工作任務。

4.5.3 檔案保管

4.5.3.1保存期限(國家若有特殊規定的,按國家規定執行;國家無特殊或強制規定

的且作業文件中有具體規定的,以該作業文件要求期限為準)

檔案保存期限除政府有關法令或本公司其他規章制度特定者外,一律按照下

列規定辦理:

A、永久保存:1、公司章程;2、股東名簿;3、股東會、執行董事、監事會

會議紀要;4、公司證照;5、各級批文;6、印鑒;7、公司年度經營計劃;

8、公司年度經營總結;9、年度財務報表;10、技術資料;11、不動產所有

權狀及其他債權憑證;12、人事資料;13、大型活動圖片、音像資料;14、

其他核定須永久保存的文書。

B、十年保存:1、會計憑證;2、其他經核定須十年保存的文書。

C、五年保存:1、期滿或解除的合同協議;2、完結后的項目方案;3、其他

經核定須保存五年的文書。

D、二年保存:1、部門工作計劃及工作總結;2、完結后的部門請求報告;3、

完結后無長期保存必要文書。

4.5.3.2檔案保管必須做好防塵、防火、防潮、防霉、防鼠、防盜等工作。 4.5.4 檔案的銷毀:超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據檔案的管理期限,

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每年編制銷毀計劃及清單,報執行總經理審批,對確無保存價值的由行政人事

部統一銷毀。銷毀時應注意對備份件、附件的同時銷毀。 4.5.4.1超過保存期,且無保存價值的檔案應銷毀。

4.5.4.2需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》,經相應核準人核準后方

可銷毀。

部門內部檔案由部門(項目)經理核準銷毀;機要檔案由執行總經理核準后4.5.4.3

統一由行政人事部銷毀。

4.5.4.4銷毀檔案須兩人以上人員共同完成,行政人事部指定專人監督銷毀,并填寫

《檔案銷毀登記表》。

4.5.4.5檔案銷毀每年進行一次,即每年的2月清理上年度需銷毀檔案。 4.5.4.6《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份,申請部門一份,行政人事部

一份。

4.5.4.7銷毀檔案編號的處理

經鑒定不需保存但暫時不能銷毀的檔案,將其從原存放架上取出,用X(表示

暫存記號)標識流水號,并將其裝訂放入專門存放區內。 4.6 檔案借閱

4.6.1 檔案資料一般只限于公司員工及置業公司需要查閱的人員查閱。 4.6.2 外單位及個人因工作需要查閱檔案的,必須經審批權限對應人員批準。 4.6.3 檔案一般只限于在檔案室內查閱,因工作需要借出時,必須填寫《檔案/文件

查閱/借閱/復印登記表》。

4.6.4 審批表經部門(項目)經理批準簽字后,交相關權限人員批準簽字,方可借

出檔案。

4.6.5 借出檔案者必須保證檔案的完好,不得在檔案上涂改、劃線、圈點等,不得

缺頁、遺失,并保證如期歸還。

4.6.6 檔案借還情況須在登記本上登記。

4.7 檔案統計

4.7.1 檔案資料定期進行清理、統計。

4.7.2 檔案員必須每季度統計一次檔案增刪、使用及管理情況,并將統計結果報行

政人事部經理。

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4.8 檔案管理意外事件處理程序

4.8.1 檔案失盜、借出檔案人丟失或損毀檔案、潮霉鼠咬損毀檔案等均屬于檔案管

理中的意外事件。

4.8.2 處理程序

4.8.2.1發生意外事件時,首先應立即將事件情況報告行政人事部經理和執行總經

理。

4.8.2.2當發生檔案失盜或借出檔案人丟失檔案事件時,應立即設法追回所失檔案; 4.8.2.3當發生借出人損毀檔案或潮霉鼠咬等損毀檔案事件時,應立即對損毀檔案設

法進行修補、復原;

4.8.2.4若無法追回、修補損失的檔案,則應請有關部門協助設法重新補制。 4.8.2.5在進行補救工作的同時,對意外事件發生的原因由品質主管進行調查,追究

有關人員的責任。

4.8.2.6根據意外事件發生的性質及檔案損毀程度,對有關責任人進行行政和經濟處

罰。

4.8.2.7對發生的意外事件及處理情況須進行登記。

5.0 記錄

5.1 《檔案資料移交清單》

5.2 《檔案銷毀申請表》

5.3 《檔案銷毀登記表》

5.4 《檔案借閱/復印申請單》

5.5 《檔案/文件查閱/借閱/復印登記表》

5.6 《卷內檔案目錄》

6.0 附錄

6.1 《檔案分劃編號表》

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檔案分劃編號表

一級類目編號表

一級類目 類號 制度類 1 行政人事類 2 工作計劃、報告、預算 3 往來文件 4 會議記錄 5 合同類 6 會計類 7 物業移交資料類 8 物業管理類 9 工程類 10 剪報 11 特殊介質類 12 產品說明類 13 證照類 14

(一)制度類檔案歸檔范圍及保管期限

一級類目 二級類目

歸檔范圍 保管 期限 保管部門 類名 類號類名 類號

內 長期 崗位職責

部 員工守則 長期

管 行政人事部及01 各崗操作程序 長期 理 對應之部門 制 制 其它管理辦法 長期 度

度 1 裝修守則 長期公 共 業戶守則 長期 類 管 行政人事部及管理公約 長期 02理 對應部門

各種收費標準 長期 制

度 其它 長期

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總部下發 03 長期 行政人事部 制度

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(二)行政人事類檔案歸檔范圍及保管期限

一級類目 二級類目 歸檔范圍 保管期限 保管部門 類名 類號 類名 類號

人員異動統計 五年

獎懲統計 五年

人事 01 出勤統計 五年行政人事部

考核統計 五年

員工檔案 長期 行 工資發放表 五年 政 五年 薪資統計薪資、福利 02 行政人事部 2 各類補貼發放表 五年 人

薪資標準 長期 事

培訓考核統計 長期 類

培訓計劃 長期 行政人事部培訓 03 及相應部門 培訓記錄 長期

培訓協議 五年

物資申購 長期 物資管理 04 行政人事部 物資臺帳 長期

(三)工作計劃、預算及報告檔案歸檔范圍及保管期限

一級類目 二級類目 歸檔范圍 保管期限 保管部門 類名 類號 類名 類號

月度計劃 五年行政人事部及 01 工作計劃年度計劃及目標 長期 相應部門 工

作月度報告 五年 計

劃季度報告 十年 行政人事部及、3 工作報告 02 預相應部門 年度報告 長期 算

告年度預算 長期 行政人事部及預算 03 財務部 其它

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(四)往來文件檔案歸檔范圍及保管期限

一級類目 二級類目 歸檔范圍 保管期限 保管部門 類名 類號 類名 類號

長期 行政人事部文件傳簽單

及相關部門

上報類文件 長期 與地產公司 01 來文 長期

其它 長期

工作聯系單 行政人事部長期 及相關部門 與工程部 02 收文 長期

其它 長期 往 工作聯系單 行政人事部長期 來 及相關部門 4 收文 長期 與營銷部 03 文 其它 長期

其它 長期 件

工商 長期

房管局 長期 與政府部門 04 行政人事部 物業管理協會 長期

物價局 長期

發文 長期 行政人事部

及相關部門 與其它部門 05 收文 長期

其它 長期

通知 行政人事部長期

及相關部門 公司內部 06 通報 長期

其它 長期

(五)會議記錄檔案歸檔范圍及保管期限

一級類目 二級類目 歸檔范圍 保管期限 保管部門 類名 類號 類名 類號

管理例會紀要 公司年度、長期

01 月度及周會 例會行政人事部 議5 專項會議紀要 02 長期 記

錄 地產公司會議紀要 03 長期 其它 行政、部門 04 長期

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(六)合同檔案歸檔范圍及保管期限

一級類目 二級類目 歸檔范圍 保管期限 保管部門 類名 類號 類名 類號

長期 物業服務合同 01

合 同 6 購置合同 02 長期 行政人事部

其它 03 長期

(七)會計類檔案歸檔范圍及保管期限

一級類目 二級類目 歸檔范圍 保管期限保管部門 類名 類號 類名 類號

原始憑證 長期

長期 記帳憑證憑 涉外憑證 長期 財務部 證 01 匯總憑證 長期 類 工資單 長期

其他 長期

日記帳 長期

明細帳 長期 會 總帳 長期 帳 簿 02銀行存款帳 長期 財務部 計 7 類 固定資產帳 長期 涉外會計帳 長期 類 其他 長期

月、季會計報表 長期 報

表 03 年度會計報表 長期 財務部

類 其他報表 長期

長期 會計檔案移交帳冊其 會計檔案保管帳冊 長期 他 財務部 04 銷毀帳冊 長期 類 其他 長期

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(八)物業移交資料檔案歸檔范圍及保管期限

一級類目 二級類目 歸檔范圍 保管期限 保管部門 類名類號 類名 類號

01 長期 設施設備

房屋初驗收 02 長期 物

業遺漏工程記錄 03 長期 移8 工程部 交鑰匙 04 長期 資

料 房屋正式驗收 05 長期

竣工資料 06 長期

(九)物業管理類檔案歸檔范圍及保管期限

一級類目 二級類目 歸檔范圍 保管期限 保管部門 類名 類號 類名 類號

長期 入住資料

01 業主資料

裝修資料 長期

業主自治管理 02 長期

保潔、安

全、客戶服長期 物

務文件 業

9 客服中心 管社區文化理長期 物管服務 03 活動 類

重點工作長期 記錄

投訴/報事處理 04 長期

其它 05 長期

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(十)工程類檔案歸檔范圍及保管期限

一級類目 二級類目

歸檔范圍 保管期限 保管部門 類名 類號 類名 類號

長期 01 服務月報表

設備操作說明書 02 長期

設備運行 長期 工

10 工程維修部 程

類 運行類 03 檢查保養記錄 長期

事故處理情況 長期

其它 04 長期

(十一)剪報類檔案歸檔范圍及保管期限

一級類目 二級類目 保管 歸檔范圍 保管期限 部門 類名 類號 類名 類號

長期 物管類 01

房產類 02 長期 剪行政人事11 報部 招聘類 類 03 長期

其它 04 長期

(十二)特殊介質類檔案歸檔范圍及保管期限

一級類目 二級類目

歸檔范圍 保管期限 保管部門 類名 類號 類名 類號

照片類 長期 01

軟盤類 02 長期 特

殊行政人事部 光盤類 12 03 長期 介及相關部門 質磁帶類 類 04 長期

其它 05 長期

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(十三)產品說明書類檔案歸檔范圍及保管期限

一級類目 二級類目

歸檔范圍 保管期限 保管部門 類名 類號 類名 類號

產辦公設備類 01 長期 行政人事部 品

說13 明

書行政人事部及類 維修服務部 工程設備類 02 長期

(十四)證照類檔案歸檔范圍及保管期限

一級類目 二級類目 歸檔范圍 保管期限 保管部門 類名 類號 類號 類號

長期 原件類 01

證照類 14 復件類 02 長期 行政人事部

空白樣表 03 長期

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檔案銷毀申請表

年 月 日 申請部門 經辦人 銷毀原因:

檔案名稱:

銷毀份數:

部門(項目)負

責人

意 見

行政人事部

負責人意見

執行總經理

意 見

檔案借閱/復印申請單

年 月 日

申請部門 申請人 用途: ? 借閱

? 復印 檔案名稱:

份數:

部門(項目)

負責人

意 見

行政人事部

負責人意見

執行總經理

意 見

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檔案銷毀登記表

序文件 保存 銷毀 所屬 歸檔 文件標題 頁數備注號 編號 部門 日期 期限 時間

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卷內檔案目錄

序號 文件編號 文件名稱 頁數 頁碼 歸檔日期 備注

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檔案資料移交清單

移交移交時間 移交原因 移交文件內容 移交人簽名 接收人簽名 備注 份數

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檔案查閱/借閱/復印登記表 類別

復印 借閱檔案員簽日 期 事 由 文件名稱 經辦人 審批人 備 注 字 查閱 預計歸還實際歸還份數 時間 日期

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范文二:員工檔案管理規程

1 目的

建立健全員工的基礎資料,規范人事管理流程,并使人事檔案之建立、整理、借閱、傳遞等管理工作有所依循,特制定本辦法。 2 范圍

適用于公司人力資源部保管的公司內部人事檔案。 3 引用文件

3.1《中華人民共和國檔案法》

3.2《中華人民共和國檔案法實施辦法》 4 術語定義

4.1.原檔:指員工初入公司所建立的初始檔案。

4.2.副檔:指因管理的需要,參照原檔復制的臨時性檔案。 5 職責

5.1公司人力資源部負責本辦法的制定、實施與解釋權。

5.2公司人力資源部負責公司全體員工原檔檔案、副檔及電子檔案管理。 6 檔案管理 6.1 檔案的建立

6.1.1凡公司員工,均應建立相應人事檔案。與公司有實際勞務關系的專、

兼職人員,如顧問、兼職人員或臨時人員等也應建立相應人事檔案。 6.1.2各用人單位應配合人資單位對新錄用員工及員工到職后形成的人事資

料應及時完整的建立人事檔案。 6.1.3 檔案內容與相關責任:

6.1.3.1根據公司人力資源管理特點,檔案信息分為以下六類,檔案資料收集與相關責任如下:

第一類:基本情況類:人資單位在員工招聘錄用手續辦理結束后及時建立

員工人事檔案。包含員工應征履歷材料、身份證、學歷證、勞動合同、特殊崗位上崗證明等。

第二類:任免、異動類:人資單位應及時將資料存入員工檔案。包括人事

異動單,員工轉正審核表,職務任免、異動公告。

第三類:獎懲類:應及時將資料存入員工檔案,包括員工獎懲簽呈文件或

獎懲公告等文字性資料。

第四類:工資類:由人資單位薪資員將薪資資料存入員工檔案,包括員工

薪酬通知單,與個人薪酬相關的各類文字性資料。

第五類:教育訓練類:由人力資源部培訓專員于每年7月提供每位員工1-6

月份受訓記錄,7-12月份受訓記錄于次年元月提供。并存入員工檔案歸檔。包括各類訓練、培訓結業證書復印件,培訓服務協議等文字性文件。

第六類:其他類,其他應歸檔資料相關人員應及時轉交人資單位存檔。 6.1.3.2 新建初始檔案必備資料:員工應征履歷表、照片6張、身份證明、畢業證書及專業資格證書等復印件,員工應征履歷表需完成相應權責主管簽核。

6.1.4新進員工至少須具備應征人員履歷表、身份證明、照片,其余檔案暫不能健全者,應于一個月內補齊,否則凍結該月工資,杜絕漏辦。 6.1.5人力資源部應按檔案內容及時完整地收集檔案材料,發現有人事資料不完整的及時向相關單位和人員追索,確保員工人事檔案的真實與完整。 6.2 檔案的裝訂

6.2.1 將收集好的員工人事檔案資料裝訂好放入寫好姓名的標準檔案袋。 6.3 人事資料的歸檔

6.3.1 有關員工任免、獎懲、教育訓練、薪資調整、職務異動、工作調動等

人事資料一經形成,立刻將復印件更新至員工個人檔案。

6.3.2 檔案管理人員對歸檔的人事資料進行審核無誤后應及時裝訂。 6.3.3員工調任、晉升、降職、免職等人事異動資料歸檔時,除按照資料形成時間順序排列裝訂外,所歸檔之資料應登錄《人事檔案材料分類目錄表》。 6.4 檔案的保存

6.4.1 人事檔案屬于機密資料,人力資源部應指定專人進行管理,及時建立、更新與銷毀。

6.4.2 人事檔案可按部門、職務、學歷等因素分類管理,建立檔案目錄,以便于查詢。

6.4.3檔案存放應有紙媒與電子媒介兩種形式,當人事資料發生變更時,二者應同時更新,相互對應。

6.4.4人事檔案電子格式資料除硬盤/光盤備份外還應有外存儲設備進行備份。

6.4.5為避免檔案資料文字彌漫不清,檔案不得用鉛筆或藍色墨水筆填寫,傳真件應復印后留存。 6.5 檔案維護

6.5.1 為保證檔案資料的及時完整,人事檔案要進行日常維護。 6.5.2 維護時間:

6.5.3檔案管理應依制度要求保管完善。 6.6 檔案借閱

6.6.1部門主管(含)以上員工有下列情形之一,可借閱檔案: a、了解所屬員工情況; b、員工晉升; c、員工獎懲;

d、員工異動,含跨部門調動時,調入部門主管為了解員工狀況時可借閱。 6.6.2 借閱檔案手續

a、借閱人事檔案填寫《借記單》,呈借閱單位部門主管審核后,報各人資單位主管會簽,經所在單位最高領導簽核后,方可憑《借記單》現場借閱; b、借閱單位在歸還檔案時,檔案管理人員應檢查檔案資料的完整性,經確認無誤后方可在「借記單」簽收。

6.6.3 檔案管理人員或借閱檔案人員擅自使用或泄露他人人事資料,一經查實一律解聘。 6.7 檔案的傳遞

6.7.1公司內各檔案管理部門要相互配合,做到檔隨人動。

6.7.2人事檔案袋中應有人事檔案、員工異動單、工資關系、當月考勤,傳遞時需密封,并加蓋騎縫章,一并轉出。

6.7.3因種種原因原檔案不能一并轉移的,接收單位應于人員報到日建立臨時檔,原檔最遲應在一個月內轉至新單位,原檔轉到后臨時檔銷毀。 6.7.4非法律強制,公司不得向外單位人員提供公司內部人員人事資料。 6.8離職人員的檔案處理

6.8.1將離職人員離職資料歸檔,按分類目錄排放裝訂。

6.8.2將離職人員檔案放在專設的檔案柜中,依時間順序排列保存。 6.8.3離職人員電子檔隨之調至單獨文件夾留存,并注明離職日期、離職原因及離職前直接領導。 6.9檔案的清理、報廢

6.9.1檔案的清理:檔案資料除應及時更新外,還要定時的進行清理。原始檔案、名單、花名冊應始終處于最新的狀態,報表類資料應于每月底出具。

電子檔案每月記錄,年底與其它人事資料一并放入電子設備保存。 6.9.2紙制檔案的報廢:

a、應聘未錄用人員檔案由招聘員留存三個月后銷毀。

b、未發生勞動爭議的離職人員檔案留存二年后銷毀;發生爭議的在爭議完結二年后銷毀。

c、加蓋人事單位印鑒的證明材料存根留存一年。

d、光盤、報表等經整理、匯總后的人事資料視為公司文件,其管理同公司文件檔案管理制度。

e、 檔案資料銷毀可采用粉碎銷毀或燒毀,不得將完整的檔案直接丟棄。 7 使用表單

7.1(附件一)

7.2(附件二) 7.3(附件三)

5.附則

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6.變更履歷:

范文三:設備檔案管理規程

1 目的

建立一個設備檔案管理規程,從而保證設備技術資料完整,有據可查。 2 適用范圍

適用于工廠內所有的設備。 3 職責

3.1 工程組人員負責建立設備檔案。 3.2 文件管理人員負責設備檔案的保管。 4 內容

4.1 凡是企業購入的主要設備或價值較高的設備均應建立檔案。 4.2 新購入的設備在驗收合格后,必須將與該設備有關的資料進行收集。

4.3 設備檔案的建立、保存,設備有關技術資料的收集,均由工程組指定專人進行整理,并將資料歸到檔案室。 4.4 設備檔案內容應包括

4.4.1 生產廠家、型號、規格、生產能力、出廠日期、購置日期。 4.4.2 安裝位置、施工圖。

4.4.3 安裝使用說明書,制造合格證,如為壓力容器應有壓力容器質量證明書,調試記錄; 4.4.4 設備圖紙、易損件、備件、附件等清單。

4.4.5 設備履歷卡片、設備編號、主要規格、安裝地點、投產日期、附屬設備名稱規格、主要操作運行條件、設備變動記錄等。

4.4.6 檢修、維護、保養的內容、周期和記錄。 4.4.7 設備技術鑒定記錄及技術臺帳。 4.5 技術鑒定及技術臺帳的內容 4.5.1 主要設備的驗證資料 4.5.2 主要設備技術革新成果匯總表

4.5.3 設備技術狀況匯總表(設備完好率、泄漏率和設備主要缺陷)。

4.5.4 設備檢修狀況匯總表(大修項目、實際完成項目,計劃外項目、計劃檢修項目、計劃檢修工時、實際完成檢修工時、實際檢修費用)。

4.5.5 設備事故記錄(事故次數、停機時間、停機損失)。 4.5.6 設備備品備件、材料消耗匯總表。

4.6 技術鑒定資料及技術臺帳按月整理,每年歸檔一次。

4.7 所有原件必須集中歸在檔案室,其它部門不得留有,如工程組須經常使用,可保留一份復印件。

4.8 設備檔案資料收集用檔案袋保存,檔案袋上貼有內容物的目錄,技術資料或臺帳按年進行裝訂,并貼有封面。 5 相關文件與記錄 5.1 設備事故記錄

5.2 備品、備件材料消耗匯總表

范文四:設備檔案管理規程

文件編號 文 件 名 稱 頁號 1/2

版本號 A/0 設備檔案管理規程

起草人 審核人 批準人 起草日期 年 月 日 審核日期 年 月 日 批準日期 年 月 日 起草部門 辦公室 生效日期 年 月 日 分發部門:生產管理部、質量管理部、辦公室

1 目的

建立一個設備檔案管理規程,從而保證設備技術資料完整,有據可查。 2 適用范圍

適用于工廠內所有的設備。

3 職責

3.1 工程組人員負責建立設備檔案。

3.2 文件管理人員負責設備檔案的保管。

4 內容

4.1 凡是企業購入的主要設備或價值較高的設備均應建立檔案。

4.2 新購入的設備在驗收合格后,必須將與該設備有關的資料進行收集。 4.3 設備檔案的建立、保存,設備有關技術資料的收集,均由工程組指定專人進行整理,并將資料歸到檔案室。

4.4 設備檔案內容應包括

4.4.1 生產廠家、型號、規格、生產能力、出廠日期、購置日期。

4.4.2 安裝位置、施工圖。

4.4.3 安裝使用說明書,制造合格證,如為壓力容器應有壓力容器質量證明書,調試記錄; 4.4.4 設備圖紙、易損件、備件、附件等清單。

4.4.5 設備履歷卡片、設備編號、主要規格、安裝地點、投產日期、附屬設備名稱規格、主要操作運行條件、設備變動記錄等。

4.4.6 檢修、維護、保養的內容、周期和記錄。

4.4.7 設備技術鑒定記錄及技術臺帳。

4.5 技術鑒定及技術臺帳的內容

4.5.1 主要設備的驗證資料

4.5.2 主要設備技術革新成果匯總表

4.5.3 設備技術狀況匯總表(設備完好率、泄漏率和設備主要缺陷)。 4.5.4 設備檢修狀況匯總表(大修項目、實際完成項目,計劃外項目、計劃檢修項目、計劃檢修工時、實際完成檢修工時、實際檢修費用)。

文件編號 文 件 名 稱 頁號 2/2

版本號 A/0 設備檔案管理規程

4.5.5 設備事故記錄(事故次數、停機時間、停機損失)。

4.5.6 設備備品備件、材料消耗匯總表。

4.6 技術鑒定資料及技術臺帳按月整理,每年歸檔一次。

4.7 所有原件必須集中歸在檔案室,其它部門不得留有,如工程組須經常使用,可保留一份復印件。

4.8 設備檔案資料收集用檔案袋保存,檔案袋上貼有內容物的目錄,技術資料或臺帳按年進行裝訂,并貼有封面。

5 相關文件與記錄

5.1 設備事故記錄

5.2 備品、備件材料消耗匯總表

范文五:聲像檔案管理規程

聲像檔案管理規程

一、目的

規范聲像檔案立卷歸檔的管理,保證我司聲像歷史記錄具有追溯性及有效性。 二、適用范圍

適用我司各職能部(處)。

三、職責

1、 各部門、管理處檔案管理員負責該部門、該管理處的聲像資料的管理;

2、 各職能部門和管理處負責操作規程,聲像資料的控制;

3、 綜合部負責聲像資料的監督與檢查;

4、 常務副總主管聲像資料的控制與管理。

四、工作程序

(一)總則

1、公司的聲像檔案是指公司各部門或個人在社會實踐活動中直接形成的對公司有 保存價值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。

2、聲像 檔案一般由錄單帶、錄像帶、攝像帶、影片 (母片 ) 、照片 (含底片 ) 等文字 說明兩部分組成。

3、承辦部門或承辦人員應保證聲像的完整 (公文上的各種附件一律不準抽存 ) 。結 案后及時交專 (兼 ) 職文書人員歸檔。 工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦 人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

(二)聲像檔案資料的收集

1、收集范圍

(1)反映公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料。

(2)各級領導人和著名人物參加的與公司有關的重大活動的聲像資料。

(3)公司有關人員組織或參加的重要會議,會見以及外事活動的聲像資料。

(4)涉及公司權益的聲像資料。

(5)其它單位形成的與公司有關的重要聲像資料。

(6)其它具有保存價值的聲像資料。

2、收集時間

(1)聲像檔案資料應在形成后一個月內隨立檔部門其它載體形態的檔案,由作者 或該部門檔案管理員填寫《聲像資料記錄》后歸檔;如有特殊情況可以適當延長歸檔時 間。

(2)門應隨時收集零散的具有保存價值的聲像資料。

3、收集要求

(1)錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片 (含底片 ) 和文字說明要收集齊全,按 時歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規定歸檔的,其形成費用不予報銷,以防散失。

(2)接收原版、原件,特殊情況下可接收復制件。

(3)聲像資料的內容要真實,底片、原件與影像、復制品要相符。

4、聲像檔案資料的征集

(1)檔案部門有責任隨時征集重要聲像資料;

(三)聲像檔案的整理

1、聲像檔案的整理,包括分類、組合、排列和編目,使其系統起來,便于保管和 利用。

2、聲像檔案的整理由攝錄人員負責,綜合部協助。

3、分類

(1)照片檔案按日期——主題分類。

(2)錄音帶、錄像帶、攝像帶按日期——主題分類,同一內容分錄幾盤的應視為 一個案卷。

(3)編注與其他載體檔案相聯系按日期——主題分類。

4、編寫文字說明的要求:

(1)準確揭示檔案材料的內容,概括其反映的全部信息,標注項目正確齊全;

(2)照片的自然張 (內容相近的亦可以若干張 ) 編寫文字說明。錄音帶、錄像帶、 按案卷編寫文字說明;一組聲像資料聯系密切的應加文字說明;

(3)文字簡潔、語言通順;

(4)時間用阿拉伯數字表示。

5、案卷要求

(1)將具有共同主題內容的若干份聲像資料組成案卷,集中編放。

(2)檔案目錄:

照片、底片以自然張為單元填寫《聲像資料記錄》,并填寫《檔案目錄》;

錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫《聲像資料記錄》,并填寫《檔案目錄》。 (四)聲像檔案的保管

1、聲像檔案入庫前檔案管理員要進行檢查,對已被污損的,要進行必要的技術處 理。

2、保管條件

底片、膠片庫溫度應保持在 13-15℃之間,相對濕度應保持 35%-45%;

照片庫溫應保持 14-24℃,相對濕度應保持 37.5%-67.5%;錄音、錄像帶庫溫應保 持 18-24℃,相對濕度應保持 40%-60%。

3、 底片冊、 錄音、 錄像帶、 攝像帶應立放, 磁帶庫必須避開 30奧斯特以上的磁場, 磁場盒與盒的間距不小于 3mm 。

4、對庫存的照片檔案,要一年檢查一次。

5、歸檔保存的聲像檔案,任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改;銷毀 聲像檔案必須經過鑒定,征得歸檔單位同意,報經主管領導審批,登記造冊。

6、做好聲像檔案收進、移出、庫存數量、保管情況、提供利用及效果等統計工作。 (五)聲像檔案的開發利用

1、 聲像檔案借閱, 具體執行 《文書檔案立卷歸檔管理規程》 第四點工作程序第 (六) 點。

2、具有專利的聲像檔案,外單位利用時,應按《中華人民共和國專利法》的有關 規定辦理。已移交檔案館的,所得專利收益,原則上應撥給原移交單位,檔案館收取保 管費。

3、聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要,應填寫《檔案資料借 閱單》,經主管領導批準后,方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復制件外借;外 單位借用或復制聲像檔案, 統一由綜合部負責辦理, 并按有關規定收費, 實行有償服務。 如在借用中造成損壞,則由借用單位負責賠償。

4、在不影響保密的前提下,各單位可利用聲像檔案舉辦報告會、展覽會,編輯綜

合性或專題性畫冊、資料片等,積極開發利用現在的聲像檔案。

(六)聲像檔案銷毀

應填寫《文件修訂、復制、丟失、銷毀申報表》 ,具體執行《文書檔案立卷歸檔管 理規程》第四點工作程序第(七)點。

(七)聲像檔案保密措施

具體執行《保密管理規定》。

(八)使用的表格、記錄

編制 :饒永旺 2005.6.14 審核:陳春亮 2005.6.15 審批 :何新強 2005.6.15